fbpx
Nên chọn Outlook hay Gmail để quản lý Email cho doanh nghiệp

Nên chọn Outlook hay Gmail để quản lý Email cho doanh nghiệp

Nên chọn Outlook hay Gmail để quản lý Email cho doanh nghiệp
4.3 (85%) 4 votes

Outlook là gì?

Outlook là tên của một bộ ứng dụng, là dịch vụ webmail với chức năng cho phép bạn gửi và nhận Email ngay trên trình duyệt của mình.

Trước khi phát triển, Outlook ban đầu có tên là Hotmail. Những tính năng hữu ích của nó phải nói tới giao diện rất thân thiện với người dùng, rõ ràng, có sẵn dung lượng lớn để lưu trữ email và tệp đính kèm, quảng cáo không phô trương, và nhiều tùy chỉnh thú vị khác.

Ngoài Outlook còn có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, có thể là bạn đang sử dụng một trình quản lý mail nào khác ngoài Outlook, vậy lý do nào để bạn chuyển sang dùng Outlook ngay hôm nay và liệu bạn có thể gắn bó với nó lâu dài hay không?

Tính năng của Outlook

Ngoài chức năng chính là gửi và nhận Email được tích hợp sẵn trong một ứng dụng Email thì ngày nay còn nhiều hơn thế, nó không chỉ là một ứng dụng email mà còn một số công cụ tuyệt vời khác để tạo nên trãi nghiệm email tuyệt vời dành cho bạn.

Outlook cũng giống như những ứng dụng mail khác, bạn có thể viết mail bằng văn bản cùng với những tính năng bổ sung đa dạng như in đậm, in nghiêng và gạch dưới, phông chữ, màu sắc, chèn bảng,…

Đọc email rên Outlook cũng rất dễ dàng, vì bạn có thể mở các tab riêng biệt trong cùng một trang Outlook – bạn không cần phải mở từng tab trình duyệt riêng biệt. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi những mail bạn đã đọc rồi, những mail nào bạn cần xem lại,…

Hình ảnh trong nhiều tệp đính kèm khi nhận được từ mail, trình xem ảnh được hiển thị dưới dạng trình chiếu lớn giúp bạn dễ dàng xem, tải xuống và có thể lưu chúng vào tài khoản OneNote hoặc OneDrive của bạn.

Outlook.com cho phép bạn kết nối các dịch vụ lưu trữ đám mây với tài khoản của mình để khi gửi email có tệp đính kèm, bạn không chỉ chọn tệp từ máy tính hay OneDrive mà còn có thể chọn tệp từ Google Drive, Dropbox của mình.

Outlook hỗ trợ mã hóa. Trước khi gửi mail, bạn có thể chọn mã hóa email và thậm chí ngăn người nhận có thể chuyển tiếp thư. Email được mã hóa, người nhận phải cung cấp mã để đọc thư mà họ nhận được trong tài khoản email của họ, điều này đảm bảo rằng người nhận là người duy nhất mới có thể xem được thư.

Các tính năng của Outlook

Outlook so với Gmail thì sao?

Outlook và Gmail là 2 ứng dụng Email cực kỳ phổ biến và có ưu, nhược điểm riêng của chúng.

Cửa sổ soạn thư mới

Cửa sổ soạn thư của Outlook được sử dụng khi soạn thảo email là khá nhỏ, bạn có thể kéo lên cao nhưng sẽ không thể lấp đầy toàn bộ trang. Điều này khiến cho bạn khó viết email nếu bạn đang nhúng nhiều hình ảnh vào trong mail của mình.

Bên cạnh đó, của sổ soạn thư của Gmail đủ lớn và thoải mái hơn. Khi bạn bắt đầu nhấn “Soạn thư” sẽ xuất hiện màn hình nhỏ, nhưng bạn có thể dùng nút “Toàn màn hình” để làm rộng cửa sổ, bạn cũng có thể làm cho nó một cửa sổ riêng biệt để soạn thảo, do đó sẽ tập trung nhiều hơn cho Email của mình.

Địa chỉ Email bí danh.

Gmail cho phép bạn nối thêm một dấu “+” vào cuối địa chỉ email của bạn để tạo ra một số địa chỉ email bí danh cho tài khoản của bạn. Nhưng thật sự nó không tốt so với Outlook.

Đối với Outlook, bạn có thể tạo nhiều bí danh email nhưng vẫn sử dụng cùng một tài khoản email chính để làm vị trí phân phối. Ví dụ: tendoanhnghiep@outlook.com là địa chỉ email chính, bạn có thể tạo bí danh và sử dụng với tên khác abcxyz@outlook.com bất cứ khi nào bạn muốn như một địa chỉ email thông thường.

Chặn Email

“Quét” và chặn các email không mong muốn thực sự là trơn tru trong Outlook. Mặc dù phải mất một vài lần nhấp chuột để ngăn một số thư bạn không muốn chặn. Ngoài ra bạn có thể chọn cấm các email từ người dùng cá nhân hoặc toàn bộ tên miền mail, điều này rất hữu ích khi bạn đăng ký tài khoản trên nhiều trang Web với email của mình.

Sắp xếp theo kích thước

Khi bạn đang xử lý trong một không gian email hạn chế, điều quan trọng là bạn có thể dễ dàng xem email nào đang chiếm hết dung lượng đó. Cả Gmail và Outlook đều có thể thực hiện điều này, nhưng Outlook thực hiện việc này có phần nổi trội hơn.

Trong Gmail khi bạn sắp xếp email theo kích thước, nó sử dụng thuật toán để sắp xếp. Ví dụ:  bạn muốn tìm kiếm những email lớn hơn 10MB, Gmail chỉ tìm cho bạn tất cả các email lớn hơn 10MB

Trong Outlook, bạn có thể sử dụng nút Bộ lọc để sắp xếp các email theo kích thước và tự động phân loại chúng thành các phần. Ví dụ: khi bạn lọc email theo kích thước, bạn có thể dễ dàng thấy từng phần một cho tất cả các thư từ 25 đến 100 KB, từ 10-25 KB, v.v.

Điều này trực quan hấp dẫn và dễ hiểu hơn so với cách sắp xếp trong Gmail.

Không gian lưu trữ

Google cung cấp 15 GB dung lượng lớn cho Gmail và các dịch vụ khác của Google, và đó cũng là lượng không gian mà Microsoft Outlook.com giới hạn email và tệp đính kèm.

Tuy nhiên, nếu bạn có tài khoản Office 365 hoặc Office 365 Personal, bạn sẽ nhận được 50 GB bộ nhớ. Tất nhiên, bạn cũng có thể trả thêm tiền để gia tăng bộ nhớ cho tài khoản Google của mình.

Quảng cáo

Về quảng cáo trong ứng dụng mail thì Outlook có vẻ hiểu người dùng hơn Gmail. Thay vì các liên kết văn bản tương phản, làm mất tập trung mà bạn thấy trong Gmail, Outlook sử dụng các ô màu giống nhau. Trải nghiệm hình ảnh rất tinh tế nhưng quảng cáo của Outlook không kéo mắt của bạn giống như của Gmail.

Quảng cáo Outlook.com được phục vụ bởi quảng cáo của Microsoft, nhưng bạn cũng có một số quyền quản lý chúng. Bạn có thể nói rằng bạn không muốn thấy quảng cáo này hoặc có thể cho biết chủ đề và thương hiệu nào bạn muốn xem. Đó là một hệ thống khá kín đáo và được cho là quảng cáo webmail sạch nhất.

Hỗ trợ phím tắt bàn phím

Outlook và Gmail đều hỗ trợ người dùng sử dụng các phím tắt, nó giúp người dùng rút ngắn thời gian rất nhiều khi sử dụng ứng dụng mail.

Thư mục và nhãn

Đây có lẽ là sự khác biệt lớn nhất của Outlook.com so với Gmail. Gmail sẽ có giới hạn ghi nhãn trực quan, còn riêng Outlook thì không, bạn có thể có cả nhãn và các thư mục riêng biệt có trong Outlook.com

Vì các danh mục thực được sử dụng thay cho nhãn, bạn có thể gắn thẻ email của mình với nhiều danh mục và sau đó lưu chúng trong các thư mục khác nhau. Điều này lý tưởng cho việc tìm kiếm và truy xuất thư sau này.

Các sản phẩm khác của Outlook.com

Khi truy cập Outlook.com, bạn sẽ được chuyển hướng đến Outlook, nhưng URL sẽ thay đổi thành trang Live.com của Microsoft. Đây là nơi mà toàn bộ bộ sản phẩm trực tuyến của Microsoft có thể được sử dụng.

Miễn là bạn có một tài khoản Microsoft , bạn có thể truy cập vào một loạt các sản phẩm của Microsoft.

Outlook: Là phần email mô tả ở trên. Nó chính thức được gọi là Outlook trên web .

Lịch: Ứng dụng lịch của Microsoft rất giống với ứng dụng Gmail trong cả thiết kế và chức năng.

People: Đây là nơi Outlook.com lưu trữ danh bạ của bạn. Bạn có thể sử dụng danh bạ trong People trực tiếp từ Outlook.outlookoppotunities

Một số tiện ích khác có thể sử dụng truy cập từ Outlook bao gồm Ảnh, OneDrive, Work, Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Skype cũng được tích hợp chặt chẽ vào Outlook.com, bạn có thể nhận được thông báo từ Skype ngay cả khi bạn đang ở trong Outlook.

 

HostingNhanh Team

  • Chất lượng cao cấp
  • Đảm bảo hoàn tiền
  • Triển khai nhanh

HostingNhanh, nhà cung cấp dịch vụ IT/CNTT cao cấp

 

Chúng tôi chào đón bạn đến sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật chuyên nghiệp của HostingNhanh.

 

Chi tiết giảm giá và mã giảm giá, vui lòng liên hệ nhanh qua CHAT, hiện đang có chính sách giảm giá tối đa cho Cloud VPS, Cloud Hosting, SSL Comodo...